Planeación de actividades

En algunas ocasiones no podemos terminar con las actividades diarias que tenemos que realizar por la carga excesiva de trabajo y se van acumulando las tareas de días anteriores, sobre todo por no planear nuestras actividades.

Es necesario identificar las actividades en urgentes e importantes.

Las actividades urgentes son aquellas que olvidamos en su momento y ahorita urgen para lo cual fungimos como apagafuegos, podemos decir que son compras que no realizamos, llamadas telefónicas olvidadas, correos electrónicos no enviados, cotizaciones no solicitadas, CFDIs no timbrados entre otras muchas.

Por su parte las actividades importantes son aquellas que realmente se deben atender y realizar al momento,  no dejarlas pasar, es decir, que al no hacerlas generen posteriormente una urgencia; podemos mencionar como actividad importante realizar el pago de impuestos, pagar a los proveedores, autorizar la orden de compra, entrevistar a los candidatos solicitados para una vacante, presentar el recurso de revocación a tiempo, atender al cliente que ya tiene cita entre otras más.

En algunas empresas el gerente o jefes de área no saben delegar adecuadamente las funciones hacia sus sub alternos, lo que también ocasiona retraso en las actividades del equipo o grupo de colaboradores en un área determinada, ocasionando que la jornada laborar se alargue en demasía y generando el pago de tiempo extra en exceso.

Estas situaciones causan que la productividad disminuya en las empresas, ya que laborar más tiempo del establecido por un periodo prolongado causa en el trabajador  cansancio, agotamiento y hasta irritabilidad  por lo que no atiende con el debido  esmero y empeño sus actividades.

También hay ocasiones que en las empresas se contratan conocidos o amigos  por el solo hecho de serlo, sin valorar los conocimientos que tengan en áreas específicas para el buen funcionamiento del departamento o de la misma empresa, de tal forma que el responsable de dicha área o departamento al corregir o hacer ciertas actividades pierde tiempo y con  esto su productividad baja.

A manera de conclusión podemos mencionar que para estar en condiciones de disminuir la carga excesiva de trabajo y terminar con las actividades diarias es necesario organizarlas por orden de importancia, tener una lista con cada uno de los puntos a realizar, atendiendo las actividades que presentan más rezago para comenzar a resolverlas  y no tenerlas como urgentes en la nueva lista de pendientes, programar una reunión de 5 minutos con el jefe inmediato superior para conocer las actividades que vaya a asignar y de esa forma ir actualizando la lista de actividades pendientes a realizar y de esta forma mostrar que hay personas proactivas y con iniciativa.

Por L.C.P. Gonzalo Martínez Pérez*