Fondo fijo de caja

  El fondo fijo de caja es necesario en las empresas ya que con este fondo se pagan en efectivo los gastos, adquisiciones o servicios de cuantía menor los cuales son necesarios para el buen funcionamiento de la empresa o para cubrir algún imprevisto que no se tenía contemplado.

En cada empresa se tiene una política respecto al monto de este fondo fijo, la periodicidad para reembolsarlo y los gastos que serán cubiertos con este fondo.

Es necesario que exista un documento que ampare el monto inicial o los incrementos que se tengan con el transcurso del tiempo, el nombre de la persona responsable del manejo del fondo y las políticas para reembolsar.

La forma de crear el fondo fijo es elaborando un cheque a nombre de la persona previamente autorizarla para su resguardo y custodia, deberá administrar los fondos para pagar y realizar una relación con los gastos que se hayan reembolsado anexando como soporte los comprobantes debidamente autorizados por el jefe del área correspondiente para posteriormente solicitar su reposición.

Dentro de las políticas para el manejo del fondo fijo se pueden establecer las siguientes y aumentarlas de acuerdo al giro y grado de complejidad de la empresa: la realización de un arqueo de caja (de forma periódica y sorpresiva), verificar que los comprobantes reúnan requisitos fiscales, no realizar préstamos personales a los trabajadores, recibir comprobantes de gastos exclusivos del giro de la empresa, gastos no superiores a dos mil pesos (en casos de importes mayores es necesario cubrirlos con cheque y/o transferencia electrónica de fondos).

Parece una tarea que aumenta la burocracia lo cual en algunos casos así es,  sin embargo es una medida de control interno de gran ayuda con la cual visualizamos esos gastos menores que sumados en un mes o en un año resultan de un monto importante.

Resulta de suma importancia la verificación de los gastos y comprobantes que se reembolsen, una vez contabilizados es indispensable invalidar dichos comprobantes, es decir, agregar un sello de pagado y anotar el número de cheque o transferencia con el cual se reembolsaron, esta medida es simple pero resulta muy efectiva para evitar que se paguen dos o tres veces el mismo comprobante.

Con estas acciones evitaremos caer en un fraude al minimizar el riesgo de que se dupliquen pagos; al realizar el arqueo de caja es importante dejar evidencia del faltante o sobrante de efectivo, firmando el arqueo la persona que lo realizo y la persona responsable del fondo.

Por:  L.C.P. Gonzalo Martínez Pérez*