Arqueo de cuentas por cobrar

El arqueo (revisión física) de las cuentas por cobrar al cierre de cada mes es de suma importancia, ya que con este arqueo nos damos cuenta de que los documentos por cobrar (facturas selladas, contra recibos, órdenes de compra, etc.) el proceso de la  cobranza es realizable.

El área que se encarga de tener en resguardo los documentos por cobrar y de su control es el área de tesorería o de cuentas por cobrar.

El área de tesorería al recibir los pagos de los clientes aplica contra cada una de las facturas los  pagos, estos  pueden ser por la totalidad de la factura o pagos parciales a cuenta del total de la factura.

Es importante mencionar que al fin de mes el área de cuentas por cobrar debe tener un estado de cuenta actualizado de cada uno de los clientes (reporte de cuentas por cobrar), en donde se detalle lo siguiente: nombre del cliente, fecha de factura,  número de la factura, importe de cada factura, importe de cobros y fecha de pago así como el saldo que debe el cliente.

Dicho reporte lo revisara el área de contabilidad, para lo cual se tendrán que mostrar las facturas o contra recibos los cuales serán revisados contra el reporte uno por uno, de tal suerte que si un cliente reporta un saldo de $86,000.00 y está representado por 6 facturas, físicamente el responsable del área de cuentas por cobrar o tesorería, debe mostrar las 6 facturas.

En este arqueo de cuentas por cobrar también sirve para revisar la antigüedad de saldos, es decir, cada vez que se revisen los estados de cuenta, podremos observar que tan atrasada se encuentra la cobranza y solicitar que nos aclaren el motivo de dicho atraso, para valorar si continuamos surtiendo pedidos a ese cliente o se le suspende la entrega de bienes o servicios.

Es recomendable realizar una provisión para cuentas incobrables, en caso de que existan cuentas que  no se puedan recuperar, o que se haya demandado al cliente por no pagar en tiempo, esta provisión es una cuenta complementaria de activo con naturaleza acreedora y debe ir seguido de la cuenta de clientes para que sea restado del importe total, mostrando la cantidad real que se podrá recuperar vía cobranza.

Una vez terminado de realizar el arqueo de cuentas por cobrar, se muestran las diferencias que hayan existido para que sean aclaradas al momento, en caso de haber faltantes de efectivo se tomara la decisión de cómo se recuperara ese faltante y tendrán que firmar las personas que intervinieron en dicho arqueo.

Por L.C.P. Gonzalo Martínez Pérez*